MẪU ĐƠN XÁC NHẬN THAY THẾ GIẤY KHAI TỬ
Trong đời sống hàng ngày vẫn thường có câu “chết là hết”, nhưng thực tế, việc một người chết đi lại phát sinh rất nhiều các quan hệ pháp luật phức tạp khác nhau, thậm chí đối với một số sự việc, giải quyết hậu quả pháp lý giữa người chết và những người còn sống còn khó khăn hơn rất nhiều so với những người còn sống với nhau, ví dụ như quy định về thừa kế. Để chứng minh một người đã chết, hiện nay pháp luật Việt Nam có quy định về việc đăng ký khai tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Vậy quy định cụ thể về đăng ký khai tử là như thế nào, trường hợp người đã chết từ lâu không có Giấy khai tử phải giải quyết ra sao, mời bạn đọc tìm hiểu bài viết sau đây của Luật Việt Chính.
1. Khai tử là gì?
Hiện nay trong quy định của pháp luật không có định nghĩa cụ thể về khai tử. Tuy nhiên, có thể hiểu, khai tử là việc khai báo về sự kiện chết của một người vừa mới qua đời cho cơ quan nhà nước để xác nhận sự kiện pháp lý chết và là cơ sở để chấm dứt các quan hệ pháp luật của người chết.
Thẩm quyền đăng kí khai tử được quy định tại Điều 32, Luật Hộ tịch năm 2014 như sau: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.
Thời hạn đăng ký khai tử: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
2. Hồ sơ đăng ký khai tử
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 2, Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch, việc đăng ký khai tử bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu. Nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: Họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì tờ khai đăng ký theo mẫu như sau:
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công thì tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu như sau:
– Giấy báo tử hoặc Giấy tờ thay thế Giấy báo tử.
Nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền sau đây cấp:
a) Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;
b) Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;
c) Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;
d) Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;
đ) Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại các Điểm a, b, c và d của Khoản này thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.
Lưu ý: Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định trên thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.
Mẫu đơn xác nhận thay thế Giấy khai tử
3. Nộp hồ sơ đăng ký khai tử
Bước 1: Nộp hồ sơ
Có 2 cách thức nộp hồ sơ đăng ký khai tử hiện nay:
+ Nộp trực tiếp: Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ đăng ký khai tử theo mẫu tại tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã/phường có thẩm quyền.
+ Nộp trực tuyến: Người có yêu cầu đăng ký khai tử truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định
Bước 2: Nộp phí, lệ phí
Việc đăng ký khai tử được miễn nộp phí, lệ phí theo quy định tại Điều 11 Luật Hộ tịch như sau:
+ Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
+ Trường hợp người có yêu cầu đăng ký khai tử không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai tử.
Bước 4: Nhận kết quả
Sau khi công chức tư pháp – hộ tịch in Trích lục khai tử, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu. Người có yêu cầu đăng ký khai tử kiểm tra thông tin trong Sổ đăng ký khai tử và ký tên vào Sổ đăng ký khai tử.
4. Các giấy tờ thay thế Giấy khai tử
Trong thực tế, vì không nhận thức rõ được tầm quan trọng của Giấy khai tử hoặc vì nhiều lý do khách quan khác nhau mà nhiều trường hợp Giấy khai tử bị mất, gây khó khăn cho việc thực hiện các thủ tục hành chính. Để khắc phục thực trạng đó, nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về các trường hợp đăng kí Giấy khai tử mà không còn Giấy báo tử hoặc các giấy tờ thay thế cho Giấy báo tử. Ngoài ra, trên thực tế giải quyết các thủ tục về dân sự như thừa kế, cơ quan có thẩm quyền và các tổ chức hành nghề công chứng còn căn cứ vào các giấy tờ khác để chứng minh sự kiện chết, đó là:
– Lý lịch đảng: Lý lịch Đảng viên được thay thế Giấy khai tử trong một số trường hợp cần chứng minh sự kiện chết của một người, nhưng người đó đã mất từ lâu. Trong tờ khai Lý lịch Đảng viên, sẽ có mục quan hệ nhân thân của Đảng viên với người thân như: bố, mẹ, anh, chị, vợ, con, ông bà nội, ông bà ngoại. Ở mỗi quan hệ, phải ghi cụ thể: họ và tên, năm sinh, trường hợp mất phải ghi rõ năm mất, nguyên nhân mất, thông tin, địa điểm mất,… Những thông tin trên Lý lịch Đảng phải được sự xác nhận, đóng dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền do đó tính chính xác của loại giấy tờ này tương đối cao.
– Trích lục khai tử: Trường hợp mất Giấy khai tử bản chính nhưng vẫn còn thông tin về việc khai tử trên sổ gốc, người thân có thể tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xin Trích lục khai tử. Trích lục khai tử có giá trị tương đương với Giấy khai tử.
– Đơn xin xác nhận tại Ủy ban nhân cấp xã/phường: Trong trường hợp người chết không còn Giấy khai tử, trích lục khai tử, hoặc Lý lịch Đảng viên có một loại Giấy tờ có thể thay thế là Đơn xin xác nhận về việc một người đã chết tại Ủy ban nhân dân phường. Nội dung đơn thể hiện rõ họ và tên người làm đơn, mối quan hệ giữa người làm đơn và người mất, thông tin của người đã mất, địa điểm xây cất phần mộ,… Để xác minh nội dung trên là đúng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể kiểm tra bằng cách đến địa chỉ xây cất phần mộ để xem thông tin là đúng hay sai. Tuy nhiên, cũng cần phải khẳng định rằng việc xác nhận sự kiện chết qua việc làm Đơn xin xác nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền có độ chính xác không cao.
– Giấy cam đoan/cam kết của người thân người đã chết: Đây là giấy tờ chứng minh có giá trị pháp lý thấp nhất, trường hợp người thân người đã chết đã thực hiện những cách thức khác nhau như xin xác nhận tại Ủy ban nhân dân xã, xác nhận phần mộ của ban quản lý nghĩa trang,… nhưng không có kết quả thì có thể cam kết nội dung người thân đã mất thông qua Giấy cam đoan, cam kết. Việc cam đoan, cam kết này phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí, mong muốn của người viết cam đoan nên giá trị pháp lý không cao. Trên thực tế, để hạn chế rủi ro, các công chứng viên thường sẽ không căn cứ vào Giấy cam đoan/cam kết này để thực hiện các giao dịch dân sự liên quan đến người đã mất.
5. Mẫu đơn xin xác nhận thay Giấy khai tử
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN XÁC NHẬN
Kính gửi: …………………………………………………………………
Tôi tên là …………………………………………….…, sinh năm ….…….…
Giấy chứng minh nhân dân số ……….……………..… do ……….………….
………………………………………………………….cấp ngày …..….………..
Hộ khẩu thường trú tại:………………………….……………………………..
Tôi xin trình bày nội dung sau:
Vợ tôi là bà: ………………………………………, sinh năm ….…….. đã chết ngày ………………, hộ khẩu thường trú trước khi chết tại……………… ………………………………………………………………. (theo Giấy chứng tử số…………….., quyển số……………….. do Ủy ban nhân dân phường (xã) ………………………………………………. cấp ngày ……….……);
Cha vợ tôi là cụ ông: ………………….………………, sinh năm: …………. đã chết năm ……….
Mẹ vợ tôi là cụ bà: ………………………..…………., sinh năm: …………….đã chết năm ……….
Hiện nay phần mộ của cụ ông: ……………………………… và cụ bà ……………………………… đang được an táng tại nghĩa trang ………………………..
…………………………………………………….………………………………
Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm và mọi hậu quả trước pháp luật về lời khai nêu trên.
Đề nghị UBND phường (xã) ………………………………….. xác nhận nội dung trình bày như trên là đúng sự thật.
……………., ngày…… tháng ……… năm ………
| Xác nhận của UBND phường (xã) | Người viết đơn |
Trên đây là nội dung tư vấn cơ bản của Luật Việt Chính, Quý khách có thắc mắc hoặc cần sử dụng dịch vụ liên quan xin vui lòng liên hệ trực tiếp tới số 0911.111.099 hoặc 0987.062.757.
