THỦ TỤC XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ
Hội thảo, hội nghị là một phương pháp truyền đạt, phỏ biến, trao đổi thông tin và kiến thức rất hiệu quả. Đặc biệt, trong thời buổi hội nhập, những hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức tại Việt Nam sẽ giúp chúng ta kết nối với thế giới nhanh hơn, trực tiếp hơn. Tuy nhiên, cơ hội luôn đi kèm rủi ro. Nếu không quản lý tốt hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài một cách chặt chẽ thì chắc chắn sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh trật tự, quốc phòng và có thể mang đến hệ lụy do những thông tin sai lệch được tuyên truyền. Do đó, pháp luật đã có những quy định để đưa các tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế vào khuôn khổ do nhà nước quản lý. Khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải được sự cho phép của nhà nước. Vậy thủ tục để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như thế nào? Hãy cùng Luật Việt Chính tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Cơ sở pháp lý
Quyết định số 06/2020–QĐ–TTg của Thú tướng về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam
Công văn 825/BNG-CNV năm 2020 về đính chính Quyết định 06/2020/QĐ-TTg do Bộ Ngoại giao ban hành
I. Thế nào là giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế?
Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là văn bản thể hiện sự chấp thuận của Thủ tướng hoặc cơ quan có thẩm quyền về việc hội nghị, hội thảo quốc tế được phép tổ chức hợp pháp tại Việt Nam.
II. Điều kiện để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế?
Các điều kiện để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:
– Hội nghị, hội thảo quốc tế phải được tổ chức tại Việt Nam hoặc có 1 đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam.
– Hội nghị, hội thảo quốc tế có sự tham gia hoặc được nhận tài trợ của chủ thể nước ngoài hoặc do các tổ chức nước ngoài tổ chức.
– Hội nghị,hội thảo quốc tế không phải một dạng họp báo hoặc có tính chất họp báo.
Điều kiện để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
III. Thẩm quyền giải quyết cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế?
Thủ tướng Chính phủ cấp phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:
1. Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
2. Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:
1. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
2. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;
3. Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.
Như vậy, vấn đề thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế vẫn chỉ đang dừng ở mức nguyên tắc chung, chưa có sự chuyên môn hóa rõ ràng. Chính điều này dẫn đến sự khó khăn, phức tạp, khó áp dụng thống nhất trên thực tế.
IV. Quy trình, thủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.
Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:
– Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
– Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
– Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:
– Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
– Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
V. Hồ sơ cần thiết để xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế?
– Công văn xin phép tổ chức;
– Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
– Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
– Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có);
– Một số văn bản khác có liên quan. Nếu cần thiết thì có thể phải giải trình, kiến nghị, làm rõ các nội dung theo yêu cầu.
Những câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là gì?
Hỏi: Những văn bản khác có liên quan phải cung cấp khi thực hiện thủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là gì?
Trả lời: Các giấy tờ đó không có quy chuẩn cho tất cả các trường hợp. Ví dụ như phương án phòng cháy chữa cháy (nếu quy mô trên 500 người), phương án phòng chống dịch, chi tiết nội dung sẽ được diễn giả nêu trong hội thảo, hộ chiếu của người nước ngoài tham gia, tổ chức hội thảo và rất nhiều giấy tờ khác.
Hỏi: Khách mời là người nước ngoài có phải nộp hộ chiếu của người đó trong bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ngoài không?
Trả lời: Thông thường khi xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thì không cần phải nộp hộ chiếu của khách mời. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp ngoại lệ và cần phải kiểm tra lại tại cơ quan có thẩm quyền đối với từng trường hợp.
Câu hỏi: Nếu hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức tại 2 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ sở đâu?
Trả lời: Trừ trường hợp xin cấp phép của Thủ tướng hoặc các cơ quan cấp trung ương. Còn nếu không thì tốt nhất vẫn nên xin cấp phép ở cả 2 nơi (hiện nay chưa có quy chuẩn).
