NHỮNG LƯU Ý KHI GIAO KẾT HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Câu hỏi: Xin chào Luật sư, Công ty của tôi là cổ phần, hoạt động về lĩnh vực vận tải. Sắp tới Công ty chúng tôi sẽ ký kết hợp đồng với công ty đối tác, dự định ký kết hợp đồng điện tử trên nền tảng của công ty cung cấp dịch vụ cho việc khởi tạo, gửi và lưu trữ hợp đồng và dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. Luật sư cho tôi hỏi nếu tôi ký dạng hợp đồng điện tử này thì cần lưu ý điều gì?
Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi, việc giao kết hợp đồng điện tử hiện nay đang được rất nhiều cá nhân, tổ chức lựa chọn. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn lưu ý một số điểm khi tiến hành ký kết loại hợp đồng này. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho công ty của bạn.
CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Bộ luật dân sự 2015;
2. Luật Giao dịch điện tử 2005;
3. Luật Thương mại 2005;
4. Nghị định 130/2018/NĐ – CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
5. Nghị định 22/2017/NĐ – CP ngày 24/02/2017 quy định về Hoà giải thương mại.
ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI KÝ KẾT HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
1. Kiểm tra chữ ký số
Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản điện tử được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT- BTTTT như sau:
“1. Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử thực hiện như sau:
a) Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng;
b) Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này;
c) Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số.”
Theo đó, có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của Công ty đối tác theo 03 cách dưới đây:
Cách 1: Kiểm tra chữ ký số trên website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia
Bước 1: Truy cập website của Trung tâm Chứng thực điển tử quốc gia:
https://neac.gov.vn/vi;
Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến -> chọn Kiểm tra văn bản ký số;
Bước 3: Chọn “Click vào box này” hoặc “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký cần kiểm tra lên hệ thống (có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng);
Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng;
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra;
– Trường hợp chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:
Tên chữ ký: Tên chữ ký + Đơn vị ký;
Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra;
Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi;
Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số;
– Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.
Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản điện tử
Cách 2: Kiểm tra chữ ký số trên phần mềm ký số NEAC Signer
Phần mềm ký số NEAC Signer do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như:
– Ký số một hoặc nhiều tệp tài liệu;
– Kiểm tra chữ ký số với tệp tin;
– Có thể kiểm tra và ký số với nhiều định dạng khác nhau như: PDF, XML, EXCEL,…;
Bước 1: Tìm kiếm phần mềm NEAC Signer trên App store (đối với hệ điều hành ios) hoặc Google play (đối với hệ điều hành android) truy cập website https://neac.gov.vn/vi;
Bước 2: Cài đặt phần mềm;
Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống -> chọn Mở tệp;
Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký;
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra.
Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1.
Cách 3: Tra cứu bằng website của bên thứ ba cung cấp dịch vụ điện tử
Trong trường hợp file ký số sử dụng mẫu văn bản được thiết kế bởi đơn bị cung cấp các dịch vụ điện tử như: Hợp đồng điện tử/Hoá đơn điện tử,… người nhận văn bản có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng cách truy cấp website tra cứu hợp đồng/hoá đơn của chính nhà cung cấp mẫu văn bản đó.
2. Tính hiệu lực của hợp đồng điện tử đã ký kết
Căn cứ theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử số 2005 quy định: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
Điều 14.1 Luật Giao Dịch Điện Tử thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu: “1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”
Như vậy, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống, hiệu lực của hợp đồng điện tử chịu sự điều chỉnh của Bộ luật dân sự 2015.
Hợp đồng điện tử đã được xác lập giữa công ty của bạn và công ty đối tác có hiệu lực khi thỏa mãn điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự quy định tại Điều 117 Bộ Luật Dân sự 2015 và không thuộc các trường hợp vô hiệu được quy định của Bộ Luật Dân sự 2015, cụ thể:
“Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự
1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.”
Đối với quy định về hình thức giao dịch dân sự, Hợp đồng công ty bạn dự định ký kết là Hợp đồng vận chuyển hàng hóa nội địa, không thuộc trường hợp yêu cầu công chứng. Vì vậy, hợp đồng điện tử không bị vô hiệu về hình thức.
3. Cách thức nào để đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa của hợp đồng điện tử kể từ thời điểm ký số
Điều 22 Luật giao dịch điện tử 2005 và Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định:
“1. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thoả thuận và đáp ứng được các điều kiện sau:
a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điệm ký;
c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, chứng thực này được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại khoản 1 Điều này”.
Cách thức nào để đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa của hợp đồng điện tử kể từ thời điểm ký số
Theo đó, sau khi việc ký kết hợp đồng hoàn thành công ty bạn có thể thông qua các cách thức sau để đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa của hợp đồng điện tử kể từ thời điểm ký số:
– Cần thống nhất về việc sử dụng chữ ký số làm phương thức xác minh điện tử để đảm bảo là bên truyền thông tin và bên nhận thông tin là đích danh chủ thể tham gia, không để lọt thông tin để chủ thể thứ ba can thiệp vào. Sau khi ký số, file hợp đồng, tài liệu ký sẽ là nội dung cuối cùng và không thể thay đổi. Hợp đồng điện tử phải được thiết kế bảo mật tối ưu từ trong ra ngoài.
– Thiết lập phần mềm ký số điện tử để theo dõi tình trạng của hợp đồng, bởi lẽ, trên phần mềm ký số điện tử, mọi thay đổi của bất kỳ chi tiết nào, từ bên tham gia ký hợp đồng đều được ghi nhận trên phần mềm. Do vậy, mọi thao tác chỉnh sửa hay thay đổi nội dung của hợp đồng điện tử đều được phần mềm lưu trữ lại.
– Cài đặt các phương thức phòng chống tấn công mạng. Các kịch bản tấn công được cập nhật liên tục nhằm đưa ra các phương án chống tấn công và được áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa cao.
– Hệ thống lưu trữ được áp dụng các biện pháp chống tấn công, mất mát dữ liệu đồng thời lưu trữ dữ liệu tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn an ninh thông tin quốc tế.
4. Việc chấp nhận hình thức ký hợp đồng điện tử như trên làm phát sinh rủi ro như thế nào (rủi ro về kế toán – thuế, rủi ro xác thực chữ ký…)?
Trước khi ký hợp đồng điện tử cần lưu ý những nội dung sau để hạn chế rủi ro và bảo vệ tối đa quyền lợi của mình:
– Hợp đồng vô hiệu khi không xác định chính xác chủ thể ký kết hợp đồng điện tử.
– Rủi ro pháp lý khi không tuân thủ đúng quy định về chữ ký điện tử mà chấp nhận các dạng chữ ký không được chứng thực, chữ ký không có giá trị pháp lý của các bên khiến hợp đồng vô hiệu.
– Để phòng ngừa rủi ro xác thực chữ ký điện tử không an toàn, cần lưu ý trên cơ sở Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
+ Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
+ Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 Nghị định 130/2018/NĐ-CP;
+ Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
– Rủi ro về kế toán – thuế: do hợp đồng điện tử mang đặc tính phi biên giới, khó xác định được địa điểm giao kết hợp đồng do đó việc quản lý kế toán sẽ gặp nhiều trở ngại hay việc xác định xử lý, nộp đáp ứng đủ các quy định về thuế cũng như tranh chấp sẽ rất phức tạp;
– Rủi ro về bảo mật: trên môi trường mạng, việc tấn công vào các hợp đồng điện tử hay tác động giả mạo chữ ký số đã và đang xảy ra, do đó khi giao kết hợp đồng điện tử rất cần thiết quan tâm tới nội dung bảo mật;
– Rủi ro liên quan tới một số điều khoản thiếu sót của hợp đồng có thể kể đến: Thiếu điều khoản phạt vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, bất khả kháng, phương tiện giao dịch đơn vị cung cấp chứng thư số, thiếu quy định về lựa chọn giải quyết, xử lý tranh chấp,…
5. Trường hợp phát sinh tranh chấp, cơ chế giải quyết tranh chấp như thế nào?
Thứ nhất, về các cơ chế giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử:
Hiện nay, cơ chế giải quyết tranh chấp trong giao dịch điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Luật giao dịch điện tử 2005. Cụ thể, tại Điều 52.1 Luật giao dịch điện tử 2005 quy định: “Nhà nước khuyến khích các bên có tranh chấp trong giao dịch điện tử giải quyết thông qua hòa giải.” Trong trường hợp các bên không thể hòa giải được thì thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết tranh chấp sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Theo đó, hợp đồng điện tử, về bản chất cũng tương tự như hợp đồng thông thường, miễn là thỏa mãn được các quy định về tính hợp pháp, thì cũng sẽ có hiệu lực và giá trị pháp lý tương đương và cơ chế giải quyết tranh chấp do đó cũng bao gồm các phương thức cơ bản như sau:
– Thương lượng: Thương lượng là hình thức giải quyết tranh chấp, theo đó các bên tự bàn nhằm đi đến thỏa thuận giải quyết một vấn đề nào mà không cần tới sự tác động hay giúp đỡ của người thứ ba. Đây là phương thức được sử dụng trước tiên để giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử.
– Hòa giải: Đây là phương thức có sự tham gia của bên thứ ba độc lập (hòa giải viên) do các bên thỏa thuận hoặc chỉ định, làm trung gian hòa giải để hỗ trợ, thuyết phục các bên tìm cách giải quyết tranh chấp. Phương thức này chịu sự ràng buộc về trình tự nếu là hòa giải theo pháp luật hoặc do tổ chức hòa giải thực hiện. Kết quả hòa giải có giá trị ràng buộc pháp lý nếu được Tòa án công nhận. Các quy định về hòa giải được ban hành trong Nghị định 22/2017/NĐ-CP.
– Trọng tài: Giải quyết tranh chấp thông qua Trọng tài có sự tham gia của bên thứ ba độc lập (Hội đồng trọng tài) do các bên thỏa thuận hoặc chỉ định. Việc giải quyết này chịu ràng buộc về trình tự theo quy chế của tổ chức Trọng tài. Thỏa thuận trọng tài hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Kết quả giải quyết tranh chấp thông qua Trọng tài có giá trị ràng buộc pháp lý được thực hiện theo quy định của Luật Trọng tài Thương mại năm 2010.
– Tòa án: Đây là phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng có giá trị cao nhất, được các bên lựa chọn nhiều. Bởi vì Tòa án là hình thức giải quyết tranh chấp theo trình tự, thủ tục nhất định do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xét xử và được đảm bảo cưỡng chế thi hành với quyền lực của Nhà nước. Việc giải quyết tranh chấp thương mại tại Tòa án được thực hiện theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.
Trường hợp phát sinh tranh chấp, cơ chế giải quyết tranh chấp như thế nào?
Cần lưu ý:
Các quy định về xử lý vi phạm pháp luật và giải quyết tranh chấp trong giao dịch thực hiện bằng hợp đồng điện tử chưa thật sự rõ ràng. Có quy định về các phương thức giải quyết tranh chấp (Điều 52 của Luật giao dịch điện tử) nhưng chưa có quy định làm rõ thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết tranh chấp trong giao dịch thông qua hợp đồng điện tử. Hơn nữa, vấn đề giải quyết tranh chấp sẽ được tuân theo văn bản pháp luật chuyên ngành nào thì Luật giao dịch điện tử năm 2005 lại không đề cập.
Do đó, theo quan điểm pháp lý của chúng tôi, các bên sẽ có quyền tự lựa chọn các phương thức giải quyết tranh chấp sao cho phù hợp và thuận tiện nhất. Trường hợp các bên muốn giải quyết thông qua Trọng tài thì cần phải có thỏa thuận trọng tài rõ ràng trong hợp đồng hoặc xác lập thỏa thuận trọng tài sau khi xảy ra tranh chấp.
Thứ hai, về quan điểm của cơ quan tài phán về giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử:
Như đã phân tích ở trên, hiện nay chưa có quy định cụ thể về cơ chế giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử, tuy nhiên về cơ bản, các cơ quan tài phán như Tòa án hay Trọng tài vẫn sẽ có thẩm quyền giải quyết.
Theo kinh nghiệm đối với các vụ việc tương tự của chúng tôi, trên thực tế, việc giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử còn gặp nhiều vướng mắc trong việc đánh giá các chứng cứ điện tử, bởi lẽ các bên trong hợp đồng thường sẽ sẽ chỉ trao đổi qua phương tiện điện tử như email, tin nhắn, hoặc các hình thức khác. Cụ thể:
Ngoại trừ các điều kiện về chủ thể hay giấy tờ chứng minh về nhân thân hay tư cách của pháp nhân khởi kiện, trên thực tế, có rất ít các vụ án được Tòa án thụ lý mà chỉ sử dụng các chứng cứ điện tử, thông thường nó được thể hiện dưới dạng văn bản viết được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì Tòa án mới thụ lý, sau đó xác minh theo yêu cầu của các đương sự nhằm chứng minh cho yêu cầu của họ. Còn theo các thủ tục tố tụng thì khi chưa thụ lý, Tòa án hay các đương sự không thể tự mình hay theo yêu cầu mà thu thập chứng cứ trên nguyên tắc của BLTTDS đó là: “Nghĩa vụ chứng minh thuộc về các đương sự”.
Như vậy, nếu chỉ có các chứng cứ điện tử liên quan đến hành vi mua bán hàng hóa dịch vụ bị tranh chấp thì người có giả thiết có quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm hại rất khó để khởi kiện với tư cách nguyên đơn dân sự. Khi vụ án chưa được thụ lý giải quyết thì yêu cầu phản tố của bị đơn hay yêu cầu độc lập của người có quyền và nghĩa vụ liên quan cũng không được xem xét giải quyết.
Trên đây là một số lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử. Hy vọng bài viết trên giúp ích cho hoạt động hợp tác kinh doanh của bạn. Chúc công ty bạn ngày càng phát triển. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến quy định của pháp luật, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
– Gọi điện tới số điện thoại 0368.668.629 (Ls Phương) hoặc 0987.062.757 (Ls Băng) để trình bày nội dung vụ việc và nhận được tham vấn trực tiếp từ các Luật sư giàu kinh nghiệm
– Tư vấn pháp luật qua email: luatvietchinh@gmail.com
– Tư vấn pháp luật qua facebook: Luật Việt Chính
– Tư vấn pháp luật thông qua zalo: 0911.111.099
– Chúng tôi có thể trả lời tin nhắn trên website này.
