Thủ tục xin cấp lại sổ đỏ bị mất

THỦ TỤC XIN CẤP LẠI SỔ ĐỎ BỊ MẤT

Sổ đỏ là một trong những giấy tờ quan trọng nhất đối với người Việt Nam. Vì vậy, mất sổ đỏ là một điều mà bất cứ ai cũng lo ngại. Vậy khi rủi ro xảy ra thì thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất sẽ như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây của Luật Việt Chính. Trường hợp quý khách cảm thấy thủ tục quá phức tạp hoặc không có thời gian để tìm hiểu và giải quyết thì có thể gọi tới số Hotline 0911.111.099 hoặc 0987.062.757 để được hỗ trợ với thù lao trọn gói chỉ từ 9.000.000 VNĐ (Chín triệu đồng). Với Luật Việt Chính, quý khách không phải băn khoăn về việc phải làm gì khi bị mất sổ đỏ.

KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG HỢP SỔ ĐỎ BỊ MẤT

1. Sổ đỏ là gì

Sổ đỏ là cách gọi dân dã chỉ chung cho các loại giấy tờ ghi nhận quyền sử dụng đất và các loại tài sản gắn liền với đất. Hiện nay có nhiều loại giấy tờ cùng được gọi tắt là sổ đỏ hoặc sổ hồng, bìa hồng, bìa đỏ. Các loại giấy tờ đó có thể kể đến như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở.

Căn cứ vào giải đáp số 02/GĐ-TANDTC ngày 19/9/2016 của Tòa án nhân dân tối cao thì sổ đỏ có bản chất là quyết định hành chính. Theo đó, nhà nước quyết định công nhận người được cấp sổ đỏ có quyền sử dụng đất theo quy định. Việc người dân có nắm giữ được bản chính sổ đỏ hay không sẽ không ảnh hưởng đến bản chất về việc họ đã được công nhận quyền sử dụng đất.

2. Sổ đỏ bị mất

Vì được thể hiện dưới dạng giấy tờ nên sổ đỏ cũng giống như căn cước công dân, giống như bằng lái xe, giống như bằng tốt nghiệp và hoàn toàn có thể bị mất do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trên thực tế thì sổ đỏ thường bị thất lạc do các nguyên nhân sau:

• Sổ đỏ bị rơi trên đường
• Sổ đỏ bị để quên
• Sổ đỏ bị thất lạc trong lũ lụt hoặc thiên tai khác
• Sổ đỏ bị thất lạc trong hỏa hoạn hoặc tai nạn khác
• Sổ đỏ bị lấy trộm
• Sổ đỏ bị trẻ con nghịch dẫn đến thất lạc
• Thậm chí nhiều trường hợp đã sử dụng sổ đỏ cho các giao dịch dân sự như cầm cố, thế chấp nhưng vẫn báo mất sổ đỏ.

Dù do nguyên nhân nào thì khi bị mất sổ đỏ, người dân đều có nhu cầu được cấp lại. Tất nhiên, nếu sổ đỏ được sử dụng cho các giao dịch dân sự như cầm cố, thế chấp thì cơ quan nhà nước sẽ không cấp lại sổ đỏ.

Khi sổ đỏ bị mất thì quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất không bị thay đổi. Tuy nhiên, để thực hiện một số giao dịch về đất đai thì người dân bắt buộc phải có sổ đỏ bản chính. Do vậy, cần nhanh chóng thực hiện thủ tục xin cấp lại dù có khó khăn, tốn kém và phức tạp đến đâu. Quý khách sẽ không đơn độc, Luật Việt Chính luôn đồng hành cùng quý khách trên con đường cấp lại sổ đỏ bị mất thông qua số hotline 0911.111.099 hoặc 0987.062.757

Tham khảo: Thủ tục cấp sổ đỏ cho đất thuê trả tiền hàng năm

3. Đặc thù của thủ tục xin cấp lại sổ đỏ bị mất

Thủ tục xin cấp lại sổ đỏ bị mất tương đối rõ ràng và đơn giản nhưng khâu thực hiện lại có nhiều vướng mắc phát sinh. Trên thực tế thì đa phần các trường hợp xin cấp lại sổ đỏ bị mất có thời hạn giải quyết bị kéo dài quá quy định, thậm chí có trường hợp không thực hiện được dù có đầy đủ điều kiện. Thực trạng này xuất phát từ những nguyên nhân sau:

• Nhiều cơ quan công an không hợp tác xác nhận về việc trình báo mất sổ đỏ
• Thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất hiện nay được quy định tương đối sơ sài
• Tỉ lệ hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ bị mất không nhiều nên nhiều cán bộ phụ trách giải quyết thiếu kinh nghiệm sẽ lúng túng trong việc xử lý
• Sổ đỏ bị mất luôn gây ra những nghi vấn lớn về việc có bị mất thật không, hay là sổ đỏ đã được sử dụng trong các giao dịch dân sự như cầm cố, thế chấp. Nếu cơ quan đăng ký đất đai vì không biết mà cấp lại sổ đỏ cho những trường hợp này thì có thể sẽ phải vướng vào những tranh chấp không đáng có. Vì vậy, có nhiều cơ quan đăng ký đất đai tìm cách né tránh, trì hoãn, từ chối cấp lại sổ đỏ bị mất.

QUY TRÌNH CẤP LẠI SỔ ĐỎ BỊ MẤT

Quy trình xin cấp lại sổ đỏ hiện nay đã được quy định và tương đối đơn giản nhưng trên thực tế thì có thể sẽ phức tạp hơn. Nhiều trường hợp không bắt buộc phải thực hiện một số nội dung, không bắt buộc phải cung cấp một số loại giấy tờ nhưng vẫn phải thực hiện. Dưới đây Luật Việt Chính xin được trình bày những bước để xin cấp lại sổ đỏ đã bị mất.

1. Trình báo công an

Khi bị mất sổ đỏ, quý khách cần phải trình báo cơ quan công an để có cơ hội tìm lại được sổ đỏ của mình. Theo quy định, khi xin cấp lại sổ đỏ bị mất thì không bắt buộc phải xin xác nhận của cơ quan công an về việc trình báo mất sổ đỏ nhưng trên thực tế thì đa phần các cơ quan giải quyết đều yêu cầu phải có xác nhận này. Trường hợp không tìm lại được thì điều đó cũng là căn cứ cho thấy quý khách đã nỗ lực tìm kiếm sổ đỏ và xác nhận của công an về việc trình báo cũng cho thấy chưa có thông tin gì về các vướng mắc liên quan đến an ninh trật tự của sổ đỏ. Ngoài ra, các cơ quan nhà nước lập luận rằng họ không phải là cơ quan phụ trách về an ninh, trật tự an toàn xã hội nên không thể biết sổ đỏ có bị mất thật hay không. Do vậy, họ cần có sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Tuy nhiên, khi trình báo cơ quan công an thì lại không đơn giản. Có cơ quan xác nhận, có cơ quan không xác nhận vì việc xác nhận này không nằm trong bộ thủ tục hành chính. Nhiều cơ quan công an cho rằng việc sổ đỏ bị mất thì họ có thể hỗ trợ tìm kiếm nhưng họ không thể xác nhận vì họ cũng không thể biết được sổ đỏ có bị mất thật hay không. Khi ấy, chúng ta có thể đề nghị họ xác nhận về việc chúng ta đã trình báo chứ không cần xác nhận về việc mất sổ đỏ. Với những lời đề nghị và sự quan tâm hợp lý, đa phần là phía công an sẽ xác nhận cho Quý khách.

Trong trường hợp phía cơ quan công an nhất quyết không xác nhận mà cơ quan giải quyết cấp lại sổ đỏ vẫn yêu cầu phải có xác nhận thì quý khách cần yêu cầu họ trả lời bằng văn bản để có cơ sở làm việc với phía công an. Khi không thể tìm được tiếng nói chung giữa các bên thì quý khách có thể thực hiện việc kêu cứu, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo để có thể thúc đẩy thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất.

2. Khai báo mất sổ đỏ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà đất

Sau khi có xác nhận của bên công an (trong trường hợp có yêu cầu), quý khách cần tới trụ sở Ủy ban nhân dân xã phường thị trấn nơi có nhà đất để khai báo mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Ủy ban nhân dân có trách nhiệm phải niêm yết thông báo về việc mất sổ đỏ tại trụ sở của mình.

Theo quy định thì thủ tục này bắt buộc đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư còn đối với Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài thì không cần phải thực hiện. Tuy nhiên trên thực tế thì thông thường Văn phòng đăng ký đất đai vẫn yêu cầu niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi có nhà đất và cả tại địa chỉ nhà đất. Thậm chí có trường hợp còn phải niêm yết tại nơi chủ nhà thường trú. Những cách xử lý này không phù hợp với quy định của pháp luật nhưng nếu có điều kiện thì quý khách cũng nên đáp ứng để nhanh chóng hoàn tất thủ tục. Tuy nhiên, nhiều trường hợp phía UBND cấp xã sẽ không đồng ý niêm yết vì họ không có nghĩa vụ phải niêm yết cho các đối tượng nêu trên. Khi đó, bạn nên yêu cầu cả 2 bên trả lời bằng văn bản và sử dụng những văn bản đó để kiến nghị, khiếu nại và tố cáo văn phòng đăng ký đất đai.

Việc niêm yết được thực hiện trong vòng 30 ngày và phải có biên bản kết thúc niêm yết hoặc xác nhận đã hoàn thành việc niêm yết. Đây là những giấy tờ bắt buộc phải có để có thể thực hiện được những bước tiếp theo.

3. Đăng báo về việc mất sổ đỏ

Theo quy định, các tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải đăng báo hoặc đăng tin mất sổ đỏ trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương ít nhất 03 lần. Quy định này không áp dụng đối với cá nhân trong nước, hộ gia đình, cộng đồng dân cư nhưng trên thực tế thì Luật Việt Chính nhận thấy rất nhiều các văn phòng đăng ký đất đai yêu cầu tất cả các trường hợp đều phải thực hiện việc đăng báo hoặc đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương. Có nơi thì cho phép đăng tin song song với việc niêm yết (tiết kiệm thời gian) nhưng có nơi thì bắt buộc phải niêm yết xong mới đăng tin hoặc đăng tin xong mới niêm yết (sẽ tốn thêm ít nhất 30 ngày). Ngoài ra, có địa phương thì yêu cầu đăng tin phải theo mẫu nhưng cũng có địa phương lại không yêu cầu. Nếu không muốn đôi co thì quý khách cần tìm hiểu kỹ và thực hiện theo yêu cầu vì việc này cũng gia tăng xác suất tìm lại được sổ đỏ và cũng chỉ tiêu tốn thêm thời gian, chắc chắn có thể thực hiện được mà chi phí không quá cao.

Cần lưu ý rằng sẽ có những địa phương yêu cầu phải đăng tin tại tờ báo hoặc đơn vị thông tin đại chúng được chỉ định. Ví dụ như tại Hà Nội thì đều phải đăng tại báo Hà Nội Mới (một tờ báo trực thuộc Thành ủy Hà Nội). Đây là một hình thức để gia tăng khả năng tìm được sổ đỏ bị mất (vì sẽ chọn những đơn vị có độ phủ sóng cao tại địa phương) và cũng gia tăng nguồn thu cho các cơ quan của địa phương.

Trong trường hợp cá nhân trong nước, hộ gia đình, cộng đồng dân cư không muốn thực hiện theo yêu sách của Văn phòng đăng ký đất đai thì cần đề nghị họ trả lời bằng văn bản. Sau đó, dựa vào văn bản để thực hiện khiếu nại, tố cáo để được thực hiện thủ tục cấp lại sổ đỏ đã mất theo quy định.

Tham khảo: Thủ tục sang tên sổ đỏ đấu giá thi hành án

4. Nộp hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ bị mất

4.1. Nơi nộp hồ sơ

Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà đất có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

4.2. Người nộp hồ sơ

Nếu là cá nhân thì có thể tự mình nộp hồ sơ (trường hợp có 2 vợ chồng thì 1 người đi nộp là được. Tuy nhiên cần chú ý rằng có địa phương thì yêu cầu cả 2 người phải ký vào các giấy tờ có liên quan.

Trường hợp là tổ chức thì phải là người đại diện theo pháp luật thực hiện việc nộp hồ sơ.

Trong trường hợp những người nêu trên không tự mình đi nộp hồ sơ thì phải có giấy tờ ủy quyền, phân công theo quy định của pháp luật.

4.3. Danh mục hồ sơ

Để xin cấp lại sổ đỏ bị mất, quý khách cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây (lưu ý rằng tùy trường hợp mà có thể chỉ cần nộp ít giấy tờ hơn hoặc có thể phải nộp thêm các giấy tờ khác theo đặc thù vụ việc):

• Xuất trình bản chính và nộp bản sao chứng thực CCCD gắn chíp/Giấy tờ tùy thân khác + Xác nhận nơi cư trú (đối với cá nhân)
• Bản sao công chứng đăng ký kết hôn/Xác nhận tình trạng hôn nhân (đối với cá nhân)
• Bản sao công chứng đăng ký kinh doanh/Giấy phép hoạt động/Quyết định thành lập/Giấy tờ khác chứng minh tư cách (đối với tổ chức/cộng đồng dân cư)
• Bản sao sổ đỏ đã cấp (nếu có)
• Bản chính xác nhận của công an về việc trình báo mất sổ đỏ
• Bản chính xác nhận/Biên bản của UBND cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất sổ đỏ
• Bản chính xác nhận đăng báo/phát sóng, hóa đơn VAT, bản giấy vật lý với báo giấy hoặc đĩa CD đối với dữ liệu điện tử về việc đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng trong 3 số.
• Bản chính giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc thiên tai, hỏa hoạn đối với trường hợp mất Giấy chứng nhận do thiên tai, hỏa hoạn trong trường hợp bị thiên tai, hỏa hoạn.
• Bản chính văn bản ủy quyền nộp hồ sơ
• Bản chính đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK ban hành kèm theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT theo mẫu dưới đây:

Tôi cam đoan nội dung kê khai trên đơn là đúng sự thật, nếu sai tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

……………, ngày …… tháng …… năm…….

Người viết đơn

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

5. Giải quyết hồ sơ

5.1. Thủ tục giải quyết cấp lại sổ đỏ bị mất

Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

5.2. Thời hạn giải quyết cấp lại sổ đỏ bị mất

Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định nhưng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Thời gian này không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật; không tính thời gian tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; không tính thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện được tăng thêm 10 ngày. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả giải quyết.

Quy định là vậy nhưng trên thực tế gần như không thể thực hiện đúng hạn được, có những trường hợp mất hàng năm trời cũng không thể thực hiện xong. Cần lưu ý với những trường hợp cần trích đo địa chính thì có thể kéo dài lâu hơn, đặc biệt là tại các địa phương đang quá tải về đo đạc như tại Hải Dương.

Tham khảo: Sang tên sổ đỏ có cần làm thủ tục đo đạc lại không?

6. Nhận kết quả cấp lại sổ đỏ bị mất và nộp phí

Căn cứ theo giấy hẹn và kết quả làm việc với Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, quý khách hoặc bên được ủy quyền có thể tới trực tiếp để nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được cấp lại.

Phí và lệ phí để thực hiện thủ tục thì sẽ tùy từng địa phương mà sẽ có quy định khác nhau nhưng khoản chi phí này thường sẽ không cao.

7. Dịch vụ cấp lại sổ đỏ bị mất trọn gói của Luật Việt Chính

Các bước nêu trên nói thì có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế có thể kéo dài và gặp nhiều khó khăn phát sinh cho từng trường hợp cụ thể. Để được hỗ trợ tốt nhất, Quý khách có thể liên hệ tới Luật Việt Chính để được cung cấp dịch vụ cấp lại sổ đỏ bị mất trọn gói.

Với dịch vụ của Luật Việt Chính, thù lao trọn gói chỉ từ 9.000.000 VNĐ (Chín triệu đồng) tùy theo tính chất của từng vụ việc và sẽ được báo phí cụ thể, rõ ràng, minh bạch để khách hàng nắm được. Phạm vi dịch vụ của Luật Việt Chính bao gồm:

• Tư vấn, hướng dẫn khách hàng về thủ tục xin cấp lại sổ đỏ bị mất
• Hỗ trợ, thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ
• Hỗ trợ, thay mặt khách hàng trình báo, khai báo, niêm yết, đăng tin nếu được cơ quan có thẩm quyền cho phép
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ
• Thay mặt khách hàng bổ sung hồ sơ và giải quyết các vướng mắc phát sinh với những cơ quan có thẩm quyền
• Thay mặt khách hàng nộp phí, lệ phí và nhận kết quả.

Ngay cả khi quý khách không có nhu cầu sử dụng dịch vụ nhưng nếu có bất cứ thắc mắc, câu hỏi nào liên quan đến thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất thì có thể gọi tới Hotline của Luật Việt Chính để được chúng tôi tư vấn miễn phí. Trân trọng!