THỦ TỤC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY KHÁC QUẬN NĂM 2023
Trụ sở công ty là một trong những nội dung được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động vì nhiều lý do khác nhau như do nhu cầu phát triển của thị trường mới, chuyển địa điểm kinh doanh hay doanh nghiệp có nhu cầu chuyển về một văn phòng gần trung tâm để tiện giao dịch với khách hàng,… mà doanh nghiệp cần thay đổi trụ sở. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty khá phức tạp, đặc biệt đối với doanh nghiệp thay đổi trụ sở khác quận, huyện, tỉnh. Vậy cụ thể, quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận được thực hiện như thế nào? Không làm thủ tục đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận bị xử phạt ra sao? Cần lưu ý những gì khi thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận? Bài viết sau đây của Luật Việt Chính sẽ giúp bạn đọc giải đáp một số thắc mắc về vấn đề này.
CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Luật Quản lý thuế năm 2019;
– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP;
– Thông tư số 105/2020/TT-BTC.
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI CHUYỂN TRỤ SỞ CÔNG TY KHÁC QUẬN
Để thay đổi địa chỉ kinh doanh, trụ sở công ty khác quận cần thực hiện đồng thời thủ tục với cơ quan đăng ký thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và các công việc khác, như sau:
Quy trình các bước chuyển trụ sở công ty khác quận
Bước 1: Thực hiện chốt thuế để chuyển quận.
Bước 2: Thực hiện quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận tại Sở kế hoạch & đầu tư.
Bước 3: Thay đổi Giấy phép con (nếu có).
Bước 4: Khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu, làm lại và treo lại biển mới công ty.
Bước 5: Thông báo thông tin doanh nghiệp đến cơ quan nhà nước quản lý liên quan đến nội dung thay đổi địa chỉ trên hóa đơn, tài khoản ngân hàng,…
THỦ TỤC CHỐT THUẾ CHUYỂN QUẬN TẠI CƠ QUAN THUẾ
Theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP quy định: “Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”
Như vậy, doanh nghiệp có bất cứ thay đổi nào làm thay đổi cơ quan quản lý thuế thì phải làm thủ tục chốt thuế chuyển quận.
Hồ sơ chốt thuế chuyển quận thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Để thay đổi cơ quan thuế quản lý, người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) để thực hiện các thủ tục về thuế. Hồ sơ bao gồm:
Chi tiết hồ sơ chuyển quận bao gồm:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST);
– Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật);
Tham khảo: Mẫu giấy ủy quyền chuẩn được cập nhật mới nhất năm 2023
– Bản photo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Tùy vào từng chi cục thuế yêu cầu mà hồ sơ có thể thay đổi. Ví dụ, nếu nộp hồ sơ chốt thuế ở chi cục thuế quận Đống Đa chỉ cần nộp 03 bản Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST).
Quy trình nộp hồ sơ chốt thuế chuyển trụ sở khác quận
Các bước chuyển cơ quan thuế quản lý được thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp tờ hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Bước 2: Liên hệ cơ quan thể để xác định các nghĩa vụ còn nợ
Bước 3: Thực hiện đúng yêu cầu của cơ quan thuế về kiểm tra thuế doanh nghiệp (Nếu có)
Bước 4: Hoàn thành các nghĩa vụ về thuế và nộp các tờ khai thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế (Nếu có)
Bước 5: Trong thời hạn chậm nhất không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế (đối với hồ sơ thuộc diện không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Sau khi đã hoàn thiện việc chốt thuế với chi cục thuế quận cũ, doanh nghiệp tiếp tục tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.
Lưu ý: Hồ sơ chốt thuế có thể nộp online bằng chữ ký số (token), tuy nhiên, để thuận tiện hơn trong quá trình làm thủ tục thì vẫn nên nộp hồ sơ trực tiếp.
Lệ phí chốt thuế chuyển trụ sở khác quận
Khi thực hiện thủ tục chốt thuế để chuyển quận (thay đổi thông tin đăng ký thuế) doanh nghiệp không phải nộp lệ phí nhà nước.
Các lưu ý khi thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển trụ sở khác quận
Khi làm thủ tục chốt thuế chuyển quận, cần lưu ý các vấn đề sau:
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đến thời điểm chuyển quận để cơ quan thuế chốt hóa đơn;
– Khi doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận doanh nghiệp không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ. Sau khi doanh nghiệp thực hiện xong thủ tục thay đổi đăng ký kinh Doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh phải tiến hành thủ tục thông báo thay đổi hóa đơn đã phát hành hoặc phát hành mới hóa đơn và xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới;
– Trường hợp công ty không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ, công ty nộp hồ sơ hủy hóa đơn đang sử dụng tới cơ quan quản lý thuế thông qua chữ ký số.
– Hoàn thành các nghĩa vụ thuế như nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính, hủy chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)…
QUY TRÌNH THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY KHÁC QUẬN TẠI SỞ KẾ HOẠCH & ĐẦU TƯ
Sau khi hoàn thành quá trình chốt thuế chuyển quận, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm, trụ sở công ty tại sở kế hoạch và đầu tư.
Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác quận
Chi tiết hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác quận theo từng loại hình doanh nghiệp bao gồm:
1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận;
2. Giấy ủy quyền (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ);
3. Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người thực hiện thủ tục;
4. Thông báo về việc chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) của cơ quan thuế;
5. Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 1 thành viên, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân);
6. Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần);
7. Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần).
Lưu ý: Để thực hiện thủ tục tại sở kế hoạch và đầu tư, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu hợp lệ. Khi nộp hồ sơ cần lưu ý hồ sơ đúng với loại hình doanh nghiệp, không phải nộp tất cả những hồ sơ trên.
Quy trình thay đổi trụ sở công ty khác quận
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở. Bộ phận thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh là Bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh/ thành phố.
Lưu ý: Tại địa bàn thành phố Hà Nội thì sẽ bắt buộc phải nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Nếu nộp trực tiếp sẽ bị từ chối.
Bước 3: Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công nhận địa chỉ công ty mới.
Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện Công bố thông tin – đây là thủ tục bắt buộc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: doanh nghiệp nên thực hiện công bố thông tin thay đổi đúng hạn để tránh bị xử lý vi phạm hành chính, gây ảnh hưởng về công việc kinh doanh của công ty.
QUY ĐỊNH VỀ MỨC XỬ PHẠT KHÔNG LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY KHÁC QUẬN
Tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:
Điều 44. Vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;
b) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.
Như vậy, trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh thì hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền theo quy định nêu trên.
DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LUẬT VIỆT CHÍNH VỀ THỦ TỤC CHUYỂN TRỤ SỞ KHÁC QUẬN
– Tư vấn, các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thủ tục chốt thuế chuyển trụ sở khác quận;
– Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển trụ sở khác quận;
– Tư vấn các thủ tục pháp lý phát sinh sau hoàn tất thủ tục thủ tục chốt thuế chuyển trụ sở khác quận cho doanh nghiệp;
– Hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thủ tục thay đổi trụ sở công ty với Sở KH&ĐT, phát hành hóa đơn, cách viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành sau thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận.
Trên đây là một số hướng dẫn về thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác quận. Nếu bạn không có thời gian thực hiện hoặc chưa có kinh nghiệm, đặc biệt trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc các vấn đề liên quan, hãy liên hệ với chúng tôi và tham khảo các dịch vụ thay đổi đăng ký doanh nghiệp trọn gói tại Luật Việt Chính.
