HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO DOANH NGHIỆP THAM GIA LẦN ĐẦU
Hiện nay, cơ quan BHXH quản lý các tổ chức, doanh nghiệp bằng mã đơn vị. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp muốn tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị. Vậy Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH cho các đơn vị tham gia BHXH lần đầu như thế nào?
MÃ ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH) LÀ GÌ?
Mã đơn vị bảo hiểm xã hội (mã định danh của đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội) là một dãy số hoặc một dãy bao gồm chữ và số được cấp cho những tổ chức, đơn vị tham gia BHXH.
Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định như sau:
“1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.”
Như vậy, theo quy định trên mã đơn vị bảo hiểm xã hội cũng là mã số thuế của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, trên thực tế, cơ quan BHXH hiện vẫn chưa áp dụng quy định này và doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp với cơ quan bảo hiểm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Tham khảo: Nghỉ ngang có được chốt bảo hiểm bảo hiểm xã hội
THỜI HẠN ĐĂNG KÝ CẤP MÃ ĐƠN VỊ BHXH
Căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 99, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định:
“1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội”.
Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng các tổ chức, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở để đăng ký cấp mã đơn vị BHXH. Doanh nghiệp không thể thực hiện các công việc liên quan đến BHXN khi chưa được cấp mã đơn vị.
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CẤP MÃ ĐƠN VỊ BHXH
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
– Bản sao y chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy phép đăng ký hoạt động của doanh nghiệp;
– Tờ khai thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu TK3 – TS.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Có hai cách thức nộp hồ sơ như sau:
– Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội;
– Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực) hoặc tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
Lưu ý: Hiện nay việc nộp hồ sơ trực tuyến vẫn đang gặp một số khó khăn do phần mềm vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Do đó, bạn nên tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm quản lý. Bên cạnh đó, cũng tùy vào yêu cầu của từng cơ quan mà sau khi đăng ký cấp mã đơn vị BHXH online vẫn có thể cần nộp thêm hồ sơ bản giấy.
Tham khảo: Điều kiện, thủ tục rút bảo hiểm xã hội một lần
Bước 3: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ
Trong thời hạn tối đa 07 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp. Trên thực tế, chỉ mất khoảng từ 1 – 2 ngày làm việc cơ quan BHXH đã trả kết quả cho đơn vị.
Bước 4: Nhận kết quả
Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả Mã đơn vị qua địa chỉ mail đăng ký trong tờ khai, đơn vị không cần đến trực tiếp cơ quan quan BHXH để nhận kết quả.
Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể tiến hành báo tăng – giảm lao động và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định. Đơn vị nên liên hệ với cán bộ quản lý trực tiếp của đơn vị để được hướng dẫn chi tiết các thủ tục có liên quan tránh việc bị xử phạt không đáng có.
