Ủy quyền là gì? Hồ sơ ủy quyền cần những gì?

ỦY QUYỀN LÀ GÌ? HỒ SƠ ỦY QUYỀN CẦN NHỮNG GÌ?

Hiện nay, một trong những cách thức được các bên áp dụng khi không thể thực hiện công việc hay muốn nhờ người khác thực hiện các công việc thay cho mình chính là ủy quyền. Vậy ủy quyền là gì? Hồ sơ ủy quyền cần chuẩn bị những giấy tờ nào? Bài viết dưới đây của chúng tôi xin phép được cung cấp thông tin để trả lời những câu hỏi trên:

1. Khái niệm ủy quyền

Hiện nay, trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về khái niệm ủy quyền. Tuy nhiên căn cứ theo Điều 135 BLDS năm 2015, có thể hiểu, ủy quyền là một trong những hình thức đại diện.

Cụ thể Điều 135 BLDS năm 2015 quy định:

“Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật).”

Như vậy, dựa vào điều khoản trên, có thể hiểu ủy quyền là việc một cá nhân/ tổ chức đại diện cho cá nhân/ tổ chức khác để thực hiện thay phần việc của cá nhân/ tổ chức đó. Nội dung phần công việc được thực hiện có thể là xác lập, thực hiện một giao dịch.

2. Các hình thức ủy quyền

Hiện nay, BLDS và các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về các hình thức của hoạt động ủy quyền. Trong BLDS và các văn bản pháp luật khác cũng không quy định các bên khi thực hiện việc ủy quyền bắt buộc phải thể hiện bằng văn bản. Tuy nhiên, với tính chất đại diện, trong thực tiễn, các bên thường lựa chọn hình thức ủy quyền bằng văn bản.

Với hình thức bằng văn bản, hiện nay uỷ quyền thường có hai loại là hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền.

Trong đó:

– Về khái niệm hợp đồng uỷ quyền: Dựa vào Điều 562 BLDS năm 2015, có thể hiểu, hợp đồng ủy quyền là văn bản thể hiện ý chí, sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền trong việc xác định nội dung công việc cần thực hiện và khoản thù lao (nếu có).

– Về khái niệm giấy uỷ quyền: Đây là văn bản pháp lý ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại Giấy ủy quyền.

Khác với hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền có thể là hành vi pháp lý đơn phương và không bắt buộc phải có sự tham gia của bên nhận ủy quyền.

3. Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền chính là khoảng thời gian mà việc đại diện thực hiện thay công việc cho bên ủy quyền của bên nhận ủy quyền được coi là hợp pháp.

Hiện nay trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về thời hạn ủy quyền trong trường hợp các bên lựa chọn hình thức ủy quyền bằng lời nói hay ủy quyền bằng văn bản là giấy ủy quyền.

Với trường hợp ủy quyền bằng văn bản thông qua hợp đồng ủy quyền, căn cứ theo Điều 563 BLDS năm 2015, thời hạn ủy quyền được xác định dựa trên thỏa thuận của các bên hoặc do pháp luật chuyên ngành quy định cụ thể. Trường hợp các bên không thỏa thuận và pháp luật không quy định, thời hạn ủy quyền sẽ được xác định là 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Sau 01 năm này, về nguyên tắc, hợp đồng ủy quyền sẽ hết hiệu lực.

4. Đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền

Căn cứ theo Điều 569 BLDS năm 2015, có thể thấy, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền được thực hiện khác nhau phụ thuộc vào tính chất của từng loại ủy quyền. Cụ thể:

– Trường hợp ủy quyền có thù lao:

+ Bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và phải bồi thường thiệt hại.

+ Bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền (nếu có).

– Trường hợp ủy quyền không có thù lao:

+ Bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.

Đồng thời, bên ủy quyền phải thông báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Trường hợp không thông báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

+ Bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý.

5. Thủ tục công chứng, chứng thực trong ủy quyền

Hiện nay, các văn bản pháp luật không có quy định bắt buộc ủy quyền phải thực hiện công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, phụ thuộc vào từng công việc được ủy quyền, việc công chứng, chứng thực có thể được đặt ra.

Cụ thể, cần công chứng khi ủy quyền thuộc những trường hợp sau:

– Vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận mang thai hộ (Khoản 2 Điều 96 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014)

– Đại diện thực hiện kháng cáo trong tố tụng dân sự trừ trường hợp văn bản ủy quyền được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công (Khoản 6 Điều 272 BLTTDS năm 2015)

Cần chứng thực chữ ký trong văn bản ủy quyền trong những trường hợp sau:

– Ủy quyền về việc yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch ( Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP)

Lưu ý: trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con không được ủy quyền cho người khác.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

– Ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

Cụ thể cần chứng thực chữ ký với Giấy ủy quyền về những nội dung như:

+ Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Như vậy, có thể thấy, hiện nay việc ủy quyền chỉ phải bắt buộc công chứng trong những trường hợp nhất định mà pháp luật chuyên ngành có quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý thì việc ủy quyền nên được công chứng, chứng thực. Đặc biệt là việc ủy quyền liên quan đến giao dịch nhà đất. Ngoài ra, đối với trường hợp lập hợp đồng ủy quyền trong giao dịch nhà đất, trong một số trường hợp hợp đồng ủy quyền sẽ được công nhận như một lần chuyển nhượng và bị tính thuế.

6. Những giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ ủy quyền

Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về những loại giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện hoạt động ủy quyền. Tuy nhiên, dựa vào thực tiễn, có thể thấy các bên cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

– Giấy tờ chứng minh nhân thân của bên được ủy quyền và bên nhận ủy quyền (bản chính): Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân…;

– Hợp đồng ủy quyền/ Giấy ủy quyền

Trường hợp pháp luật yêu cầu phải công chứng, chứng thực, Hợp đồng ủy quyền/ Giấy ủy quyền phải được công chứng, chứng thực.

– Giấy tờ về đối tượng được uỷ quyền (Sổ đỏ, sổ tiết kiệm, đăng ký xe…)

Như vậy, trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Hy vọng sẽ mang lại cho chị những thông tin bổ ích.

Chúc chị thành công trong cuộc sống!

Trân trọng!

Bài viết liên quan